形式发票（PI）怎么做：字段清单、模板说明、与CI区别、常见错误
结论先行：形式发票（Proforma Invoice, PI）是成交前卖方开给买方的预开发票，用于报价确认、走内部采购审批、申请信用证和收取定金。一份合格的 PI 必须包含买卖双方信息、产品明细、币种与金额大写、贸易术语+港口、付款方式、报价有效期和卖方银行收款信息。下面给出可直接照填的字段清单、模板说明、与商业发票 CI 的区别表，以及 8 个最常见错误。
一、形式发票 PI 是什么？什么时候用？
形式发票是卖方在正式成交和发货之前，按拟定的成交条件预先开具的发票样式文件。它本质上是一份"带发票格式的正式报价 + 订单条款确认书"，常见使用场景有四个：
- 报价与订单确认：客户询盘还价后，用 PI 把最终价格、数量、交期、付款方式落到纸面，买方回签即视为成交。
- 买方走内部采购审批：很多海外公司财务付款前需要一份卖方签章的 PI 作为采购依据。
- 申请进口许可 / 开立信用证（L/C）：买方银行常要求凭 PI 开证；PI 上的条款会直接进入信用证。
- 收取预付定金：如 30% T/T 定金，买方凭 PI 上的银行信息汇款。
注意：PI 不是用于报关清关和货款结算的正式财务发票，出货后仍需另开商业发票（CI）。
二、形式发票字段清单（照着填就齐）
下表是一份规范 PI 应包含的全部字段，标注了是否必填以及容易出错的点。建议按此清单自查。
| 字段 | 说明 / 示例 | 必填 |
|---|---|---|
| 标题 PROFORMA INVOICE | 明确标"形式发票"，区别于报价单和 CI | 必填 |
| PI 编号 (P/I No.) | 如 PI-20260621-001，唯一可追溯 | 必填 |
| 日期 (Date) | 开具日期，YYYY-MM-DD | 必填 |
| 卖方 (Seller / Beneficiary) | 公司名、地址、联系人、电话、邮箱 | 必填 |
| 买方 (Buyer / Messrs.) | 公司名、地址、联系人、国家 | 必填 |
| 产品明细 | 品名、规格/型号、数量、单位、单价、金额 | 必填 |
| 币种 (Currency) | USD / EUR / GBP 等，全单统一 | 必填 |
| 合计金额 (Total Amount) | 数字合计，需与单价×数量一致 | 必填 |
| 金额英文大写 (Say total) | SAY ... ONLY，区分币种单复数与小数 | 必填 |
| 贸易术语 + 港口 (Incoterms) | 如 FOB Shenzhen / CIF Hamburg | 必填 |
| 付款方式 (Payment) | 如 30% T/T deposit, 70% before shipment | 必填 |
| 报价有效期 (Validity) | 如 Valid for 15 days，防价格波动 | 强烈建议 |
| 交货期 (Lead Time) | 如 25 days after deposit received | 强烈建议 |
| 原产地 (Country of Origin) | 如 China | 建议 |
| 装运港 / 目的港 | Port of Loading / Destination | 建议 |
| 卖方银行收款信息 | 账户名、开户行、账号、SWIFT、行址 | 必填 |
| 签字与盖章 | 业务负责人签名 + 公司章 | 强烈建议 |
三、形式发票模板说明（结构布局）
一份 PI 在版式上通常分为四块，从上到下依次为：
表头区
居中标题 PROFORMA INVOICE；右上角放 PI 编号与日期；卖方信息（通常带 Logo）放左上，买方信息（Messrs.）紧随其后。
明细表区
表格列出每行产品：品名/规格、数量、单位、单价、金额。最后一行为合计 Total，下方一行写金额英文大写（SAY ... ONLY）。
条款区
贸易术语+港口、付款方式、交货期、报价有效期、原产地、唛头等，逐条列清，避免口头约定。
收款与签章区
卖方银行收款信息（账户名/开户行/账号/SWIFT/行址），右下角留签字与盖章位。
金额英文大写是最容易手写出错的地方（币种单复数、AND CENTS、JPY 无小数等）。本站工具用 WM.format.amountInWords 自动生成，例如 USD 12,345.60 → SAY US DOLLARS TWELVE THOUSAND THREE HUNDRED AND FORTY-FIVE AND SIXTY CENTS ONLY。详见金额英文大写规则。
四、PI 与商业发票 CI 有什么区别？
这是新手最常混淆的点。两者格式相近，但用途、时机和法律性质完全不同：
| 对比项 | 形式发票 PI | 商业发票 CI |
|---|---|---|
| 开具时机 | 成交/发货前 | 实际出货后 |
| 核心用途 | 报价、确认订单、开证、收定金 | 结算货款、报关、清关 |
| 法律性质 | 预开/报价性质，非正式财务凭证 | 正式贸易与财务单据 |
| 标题 | PROFORMA INVOICE | COMMERCIAL INVOICE |
| 特有字段 | 报价有效期、定金比例 | 须与提单/装箱单完全一致 |
| 数据可变性 | 成交前可协商修改 | 出货后基本固定，须与实际一致 |
更详细的对比与开具示例见专文：形式发票 PI 与商业发票 CI 区别。实操上，由于两者字段高度重合，用单证工具录一次数据即可分别输出 PI 和 CI，避免重复录入产生不一致。
五、形式发票常见错误（8 个高频坑）
- 漏写报价有效期：原材料或汇率波动后客户拿旧 PI 压价，被迫亏本成交。务必写明 Validity。
- 贸易术语后不写港口：只写 FOB 不写 FOB Shenzhen，责任与费用界定不清。
- 合计金额对不上：单价×数量与 Total 不符，客户一眼看出不专业。
- 金额英文大写写错：币种单复数、小数（CENTS）、JPY 无小数等细节错误。
- 付款方式含糊：只写 "T/T" 不写定金比例和余款节点，留下纠纷隐患。
- 银行信息缺漏或不符：缺 SWIFT、账户名与公司抬头不一致，导致汇款被退。
- 品名规格前后不一致：PI 与后续 CI、装箱单、合同写法不同，信用证交单被挑不符点。
- PI 编号重复或缺失：无法对应订单，财务和物流追溯困难。
常见问题 FAQ
形式发票 PI 是什么？有什么用？
PI 是成交前卖方开给买方的预开发票，列明货物、价格、贸易术语和付款条件。四大用途：正式报价确认订单、供买方走内部采购审批、作为申请进口许可/开立信用证的依据、作为收取预付定金的凭证。它不是结算用的正式财务发票。
形式发票 PI 和商业发票 CI 有什么区别？
PI 在成交前开具用于报价、确认订单和收定金，非正式财务凭证；CI 在出货后开具用于结算、报关清关，是正式财务单据。PI 标题写 PROFORMA INVOICE 并常含报价有效期；CI 标题写 COMMERCIAL INVOICE 且须与提单、装箱单数据完全一致。
形式发票需要盖章签字吗？
建议盖章并签字。买方常需要经卖方签章的 PI 走内部采购审批、向银行申请信用证或办理进口付汇，无签章的 PI 可能不被对方银行或财务接受。
做形式发票最容易犯哪些错误？
最常见的有：漏写报价有效期、贸易术语后不写港口、合计金额对不上、金额英文大写写错、付款方式含糊、银行信息缺漏或与公司抬头不符、品名规格前后不一致、PI 编号重复或缺失。建议用单据校验工具发出前体检。