外贸单证指南
形式发票 PI 与商业发票 CI 区别：用途、时机、字段对比
结论先行：形式发票（PI）在成交前开，商业发票（CI）在出货后开。PI 是带发票格式的正式报价与订单确认，用于报价、走采购审批、申请信用证、收定金，不是正式财务凭证；CI 是出货后的正式贸易与财务单据，用于结算货款、报关清关，须与提单、装箱单一致。两者字段高度重合，因此用同一份数据可一键分别生成，避免重复录入出错。
想录一次就同时拿到 PI 和 CI？用在线单证制作工具，同一份订单数据切换标签即在 PI / CI / 装箱单 / 合同 / 报价单间切换输出，数据天然一致。
一、一句话区分
- 形式发票 PI（Proforma Invoice）：下单前给客户的「正式报价 + 订单确认」，可用于开证、收定金。
- 商业发票 CI（Commercial Invoice）：发货后给客户的「正式结算与报关」单据，须与实际出运一致。
二、PI 与 CI 全面对比表
| 对比项 | 形式发票 PI | 商业发票 CI |
|---|---|---|
| 英文标题 | PROFORMA INVOICE | COMMERCIAL INVOICE |
| 开具时机 | 成交 / 发货前 | 实际出货后 |
| 核心用途 | 报价、确认订单、申请信用证、收定金 | 结算货款、报关、清关 |
| 法律性质 | 预开 / 报价性质，非正式财务凭证 | 正式贸易与财务单据 |
| 能否报关 | 一般不能 | 报关清关的标准凭证 |
| 与提单/装箱单关系 | 成交前可协商修改 | 须与提单、装箱单完全一致 |
| 特有字段 | 报价有效期、定金比例 | 实际出运信息、L/C 号（如有） |
| 数据可变性 | 可还价、可改 | 出货后基本固定 |
三、什么时候用 PI，什么时候用 CI？
询盘还价 → 用 PI
价格谈妥后用 PI 把数量、单价、交期、付款方式落到纸面，买方回签即视为接单。买方也常凭 PI 走内部采购审批。
开证 / 收定金 → 用 PI
买方银行通常凭 PI 开立信用证，PI 上的条款会进入信用证；买方也凭 PI 上的银行信息汇定金。
发货后结算报关 → 用 CI
货物出运后开具 CI，反映实际成交价格与出运货物，用于客户清关提货、做账和支付余款，须与提单、装箱单一致。
四、常见误区
- 把 PI 当 CI 拿去报关：报关需要正式 CI，PI 一般不被海关接受为报关财务依据。
- PI 与 CI 数据不一致：分别在不同文件里手填，数量、品名、金额对不上，信用证交单被挑不符点。
- CI 与提单/装箱单不一致：CI 出货后须与实际出运及其它单据一致，临时改价改量易出问题。
- PI 漏写报价有效期：原材料或汇率波动后被客户拿旧 PI 压价。
交单前担心 PI/CI/装箱单数据对不上？用单据一致性校验逐项比对数量、品名、唛头、毛净重，自动提示跨单据矛盾。延伸阅读：信用证不符点：常见类型与自查。
常见问题 FAQ
PI 和 CI 最核心的区别是什么？
开具时机和法律性质：PI 在成交/发货前开，是正式报价与订单确认，可用于开证收定金，非正式财务凭证；CI 在出货后开，是结算报关用的正式财务单据，须与提单、装箱单一致。
PI 和 CI 内容一样吗？能用同一份吗？
内容高度重合但不能用同一份：标题不同，PI 常含报价有效期和定金比例，CI 须与实际出运一致。因字段重合，用同一份数据可分别输出，避免重复录入不一致。
客户要 PI 还是 CI 怎么判断？
下单前给 PI（确认订单、开证、收定金），发货后给 CI（清关、结算余款）。
形式发票能报关吗？
通常不能。报关清关需要正式商业发票 CI，海关据其核定税费；PI 是成交前预开报价文件，不作为报关财务依据。